Réussir votre projet de dématérialisation des marchés publics

voir le programme long

• Enjeux, contexte et bénéfices de la dématérialisation totale des marchés publics

  • Faire le point sur le plan de transformation numérique 2017 – 2022 de la commande publique
  • DUME, MPS : se les approprier pour travailler avec les opérateurs économiques

• Comprendre le cadre réglementaire entourant la dématérialisation

• Les préalables à la mise en œuvre du projet

  • Définir les circuits internes et les transposer en circuits 100% dématérialisés
  • Choisir une plateforme de dématérialisation
  • Intégrer à votre système d'information achat les enjeux de la dématérialisation : gestion de la preuve électronique, gouvernance des données

• Intégrer la dématérialisation à toutes les étapes d’un marché public

  • Adapter les documents de consultation et les publier
  • Les informations à communiquer aux candidats et les enjeux de la déclaration sur l’honneur
  • Recevoir des candidatures et des offres : traiter les demandes de régularisation, les compléments de candidatures et les candidatures en groupement
  • Certificats électroniques, parapheur électronique, signature électronique : définition, modalités, enjeux
  • Attribuer le marché
  • Télétransmission au contrôle de légalité

• Identifier les clés de la réussite de la mise en place du projet

  • Revoir les processus internes et accompagner le changement
  • Communiquer auprès des opérateurs économiques
  • Mettre en place une gouvernance des données

• Cas pratique

  • Retour d’expériences du formateur
  • Étude de mise en œuvre de la dématérialisation des marchés publics

• Enjeux, contexte et bénéfices de la dématérialisation totale des marchés publics

  • Comprendre le contexte de la modernisation de la commande publique
  • Identifier les principaux bénéfices de la simplification et de la dématérialisation des achats publics : des économies de gestion interne (temps et coût), une optimisation du coût global des achats (massification, standardisation, mutualisation), un accès facilité des entreprises et une augmentation significative de la concurrence au sein de secteurs d’activités bénéficiant peu de la commande publique
  • Présenter le plan de transformation numérique 2017 – 2022 de la commande publique
  • Dume et MPS : comment mieux accompagner les TPE/PME
  • Revenir sur la simplification des procédures et des échanges entre les acheteurs publics et opérateurs économiques
  • Open data : Quelles données essentielles de la commande publique doivent être publiées
  • Appréhender les bénéfices citoyens de l’open data

• Comprendre le cadre réglementaire européen et national entourant les enjeux de dématérialisation

  • Faire le point sur le cadre réglementaire : contexte communautaire, Loi pour une république numérique, Connaître l’axe 3 du Programme de Développement concerté de l’Administration Numérique Territoriale (DcANT), ordonnance, décret, arrêtés relatifs à la commande publique
  • Quelles obligations, quelles échéances respecter : calendrier réglementaire
  • Faire le lien avec les obligations réglementaires de dématérialisation de la chaîne comptable
  • Intégrer les obligations du RGPD

• Les préalables à la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation

  • Quelques fondamentaux sur la méthodologie de projet
  • Établir une stratégie : cartographie des acteurs impactés, rétro planning, actions prioritaires…
  • Cartographier les circuits internes et les transposer en circuits 100% dématérialisés
  • Choisir une plateforme de dématérialisation
  • Intégrer à votre système d'information achat les nouveaux enjeux de la dématérialisation : gestion de la preuve électronique, gouvernance des données etc.

• Intégrer la dématérialisation à la préparation d’un marché public

  • Adapter les documents de consultation : clauses à intégrer dans les règlements de la consultation / documents annexes explicatifs pour les opérateurs économiques
  • Publier des consultations
  • Les informations à communiquer aux candidats et les enjeux de la déclaration sur l’honneur dans le cadre de la consultation

• Recevoir des candidatures et des offres

  • Collecte sécurisée des informations transmises par les candidats
  • Traiter les demandes de régularisation et les compléments de candidatures
  • Traiter les candidatures en groupement
  • Comment s’effectue la communication des documents fiscaux et sociaux
  • Mettre en place un parapheur électronique

• Attribuer le marché

  • Arborescence et organisation des pièces de marchés
  • Télétransmission au contrôle de légalité
  • Gestion de la preuve électronique et archivage à valeur probante

• Définir les notions de certificats électroniques et de signature électronique

  • Qu'est-ce qu'un certificat électronique, comment s'en procurer un, qui doit être titulaire du certificat, quels points de vigilance avoir en matière de sécurité, de délai d’obtention et d’agrément pour pouvoir répondre à des marchés
  • Quelles sont les modalités et les enjeux de la signature électronique : quels outils sont nécessaires, connaître les formats de signature, maîtriser la procédure à suivre

• Identifier les clés de réussite de la mise en place du projet

  • Détecter les freins internes et externes
  • Revoir les processus internes
  • Accompagner le changement auprès des agents : formation, sensibilisation en amont
  • Mettre en place une gouvernance des données
  • Intégrer la transversalité interne et externe liée à la dématérialisation
  • Communiquer en direction des opérateurs économiques avec le soutien des organisations et fédérations professionnelles

• Cas pratique

  • Retour d’expérience du formateur : contexte local, partage des difficultés rencontrées et dépassées, partage des avantages pour les acheteurs publics et les opérateurs économiques
  • Étude de la mise en œuvre de la dématérialisation des marchés publics dans une collectivité de taille intermédiaire
  • Travail concret sur des exemples apportés par les stagiaires : définition des processus à mettre en œuvre / aide au choix des outils indispensables pour mettre en œuvre de la dématérialisation
  • Possibilité de prévoir des études de cas spécifiques : fonctionnalités et publication sur différents profils d’acheteurs ; ouverture de plis et vérifications à effectuer ; fonctionnalités de différents outils de signatures électroniques/parapheurs électroniques